Si aujourd’hui pratiquement tous les métiers sont impactés par le développement du numérique et du digital, l’Assistanat de Direction est même en première ligne.
Pour rechercher des informations, produire des contenus, les partager ou les archiver, voire simplement pour communiquer, les nouvelles technologies ont bouleversé le quotidien de l’Assistant(e).
Alors que certains prédisaient la fonction moribonde, plus que jamais le métier d’assistant(e) continue à s’étoffer, avec des missions de plus en plus riches et variées.
L’automatisation des tâches répétitives des assistant(e)s.
Les tâches répétitives à faible valeur ajoutée, sont plus facilement automatisées. Le temps et l’énergie ainsi libérés permettent logiquement à l’assistant(e) de gagner en efficacité et de se consacrer davantage à des missions plus complexes.
Sa sphère d’intervention et d’interaction s’élargit. Elle a grâce aux outils, un rôle de coordination facilité en interne comme en externe. Ayant accès plus vite à plus d’informations, elle est davantage au fait du contenu des dossiers et à même ainsi de jouer pleinement son rôle de facilitatrice avisée.
Les nouvelles compétences liées au numérique
Le développement du numérique et du digital entraîne, par ailleurs, le développement de certaines compétences dont l’assistant(e) pourra enrichir sa fiche de fonction après d’éventuelles formations complémentaires. Outre l’utilisation optimale des outils de travail collaboratifs, il/elle pourra par exemple se familiariser avec l’usage des réseaux sociaux et ajouter le « community management » à son arc de compétences.
Intranet, internet, les blogs et les newsletters numériques sont en effet désormais des outils quasi incontournables de la communication et de l’information et requièrent des connaissances pointues à réactualiser régulièrement.
Mais comme toujours, là où il y a des avantages, il y a aussi des inconvénients…et l’inconvénient majeur du développement du numérique sur le poste d’Assistant(e) n’est autre que le revers de ses avantages.
Des avantages digitaux finalement en défauts ?
En d’autres termes, si les informations circulent plus vite, elles sont aussi plus nombreuses, plus complexes et l’assistant(e) davantage sollicité(e), doit faire face à cette gestion complexifiée dans un monde impatient, adepte de l’immédiateté. Il/Elle a ainsi un rôle de tri, d’analyse et de synthèse capital, certes intéressant, mais non moins ardu et chronophage.
Les qualités essentielles que doit développer l’assistant(e) pour relever le défi de la numérisation et de la digitalisation de son poste :
- Interactivité
Devant de tels changements l’assistant(e) « nouvelle génération » doit déployer outils et qualités personnelles pour échanger en transverse, faire remonter ou descendre l’information de manière efficace et fluide. Il/Elle doit absolument rester en alerte et en contact permanent avec ce monde qui bouge.
- Proactivité
Il ne suffit
pas de vouloir pour pouvoir. Il ne suffit pas d’agir pour réussir. Il
manque dans l’équation une donnée fondamentale : être actif AVANT d’agir.
Autrement dit, être proactif. En effet, aujourd’hui,
la réactivité ne suffit plus, l’assistant(e) doit toujours avoir un coup
d’avance pour être en capacité d’alerter et de faciliter le travail de son
manager, d’optimiser ses interventions.
- Adaptabilité/Polyvalence
Cette aptitude est aujourd’hui absolument essentielle, au vu des changements rapides et permanents au sein de l’entreprise. Elle va de pair avec une capacité à changer rapidement de vitesse ou de cap, à être ouvert aux changements, à accepter de nouvelles tâches quand cela est nécessaire, être prêt à apprendre.
- Anticipation / Discernement
Puisque tout s’accélère, la ressource temps est plus que jamais un bien précieux à respecter. Savoir prévoir, prioriser, différencier l’essentiel de l’accessoire devient pour l’Assistant(e) de plus en plus fondamental au risque de se perdre.
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La transformation numérique des entreprises s’accélère et par la même occasion, le métier d’assistant(e) évolue. Si l’arrivée du micro-ordinateur a transformé les secrétaires en assistant(e)s, le numérique les transforme en véritable collaborateurs(trices), ambassadeurs(drices) de l’organisation, tournées vers la gestion de projets.
Et dans 10 ans, à quoi ressemblera la fonction ? Je parie sur la poursuite de l’évolution du métier ! En effet, au-delà de son rôle d’ambassadeur(drice), je suis persuadée que l’assistant(e) de direction qui aura su prendre le virage sera un/une véritable coordinateur(trice), la personne qui gérera les interactions dans les organisations, qui mettra en relation, qui pilotera des projets et les coordonnera. En résumé, une personne qui sera plus un/une adjoint(e) de son responsable qu’un/une assistant(e).