Si vous avez déjà organisé un événement, vous savez que tout ne fonctionne pas comme prévu et que vous devez relever divers défis. 

Organiser un événement n’est pas une tâche simple. À travers cet article vous pourrez identifier les points clés que vous devez garder à l’esprit pour que tout se passe bien.

1. Définissez l’objectif et le format

Cela semble assez évident, mais il vaut la peine d’adopter une approche critique à cet égard. Formulez votre objectif le plus précisément possible : voulez-vous transmettre vos connaissances aux participants, exprimer votre gratitude aux partenaires, collecter des fonds pour un projet ou offrir aux invités un plaisir esthétique ? Le format de l’événement dépend de la réponse : son concept, le calendrier et la durée, la répartition des rôles au sein de l’équipe, l’aménagement de la salle, la restauration et le son.

2. Accordez suffisamment d’attention à la planification

Pensez à un plan qui inclut la logistique, le contenu et la promotion de l’événement. Créer un document accessible à toute l’équipe où chaque membre serait en mesure de voir les tâches des autres et la vue d’ensemble. Tout d’abord, préparez une liste des principales tâches, puis étoffez-les le plus possible sous forme d’étapes précises qui doivent être accomplies. Il est important de préciser l’échéancier dans le plan : le temps requis pour accomplir une tâche. Il est souvent sous-estimé et la préparation va plus lentement que prévu.

3. Limitez votre budget en fonction des situations imprévisibles

Regardez la liste des tâches et de les refléter dans votre budget. Il est important de consacrer une réserve en cas de situations imprévisibles. 

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4. Vérifiez l’emplacement et ayez un plan B

Vérifiez toujours l’emplacement en personne dès l’étape de la sélection. Au moment le plus inattendu, il pourrait s’avérer que la climatisation ne fonctionne pas correctement dans le hall, il n’y a pas de toilettes pour les handicapés ou l’équipement ne passe pas la porte. En conséquence, vérifiez ces questions à l’avance.

5. Répartition des responsabilités

Il est pratique de répartir les tâches entre les membres de l’équipe, non seulement au moment de la préparation, mais aussi au cours de l’événement. Répartir les responsabilités par zone. Par exemple, quelqu’un est responsable de la zone d’inscription, quelqu’un d’autre pour accueillir les conférenciers, une autre personne pour l’équipement, la restauration, la communication avec la presse, etc. Chaque personne doit avoir sa zone, dont il devrait être responsable pendant toute la durée de l’événement.

6. Parlez de l’événement à votre auditoire

Consacrez du temps pour promouvoir l’événement. Votre approche de marketing dépend du type de l’événement, du public cible, des ressources internes et du budget. Lorsque vous sélectionnez un partenaire média, privilégiez celui qui cible votre public. Il est conseillé de cibler quelques partenaires, au lieu de parler de votre événement à presque tout le monde.

7. Portez attention au service

Assurez-vous que votre équipe respecte la règle du visage de canard. Soyez amical avec les participants, les conférenciers et les partenaires. Essayez de répondre à leurs problèmes ou questions et de répondre à leurs attentes, même si vous vous sentez fatigué et pas tout fonctionne comme prévu. En fin de compte, ce dont les gens se souviennent, c’est de la façon dont ils ont été traités et de l’atmosphère, et non de ce que disait le conférencier sur scène.

8. Effectuez une dernière vérification 24 heures avant l’événement

Assurez-vous d’avoir informé les participants de la façon de se rendre à l’endroit, invité tous les invités importants et préparé le matériel imprimé, le contenu audio et vidéo. Assurez-vous que tout le monde comprend ses tâches et ses responsabilités et si l’espace est prêt. Pour cela, vous pouvez rédiger une liste de contrôle.

Conclusion 

Quel que soit l’événement que vous organisez, soyez optimiste et n’ayez pas peur des surprises et votre événement sera un succès ! 
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