Récupérer le fond de caisse

Une semaine minimum avant la représentation, prenez contact avec la banque de votre association loi 1901 pour demander un fond de caisse. L’objectif est d’avoir de la monnaie lors du passage des spectateurs en billetterie. N’oubliez pas de récupérer le fond de caisse le jour J

Décharger le matériel

Selon la salle dans laquelle vous allez jouer, il faudra que votre demandeur vous ait précédemment indiqué les zones de déchargement à proximité de la salle ainsi que des places de parking pour garer vos véhicules une fois le déchargement réalisé. Prévoyez de faire venir un maximum de membres de votre équipe et de bénévoles pour le déchargement. Cette étape doit être rapide. Tous les véhicules doivent être vidés avant d’entreprendre la moindre action de montage ou de mise en place.

Concernant le matériel, un inventaire est indispensable avant le chargement et après le déchargement. Il faut définir à l’avance tout ce dont on va avoir besoin pour la représentation ainsi que pour tout ce qui entoure la représentation : Affiches, buvette, billetterie, etc. Vous n’avez pas le droit à l’erreur. 

Installer les décors, la lumière et le son

Une fois tout le matériel déchargé, vous devez l’installer en commençant par les décors et ensuite la technique

Gestion des décors

Vos comédien(ne)s présent(e)s doivent s’organiser entre eux pour mettre les décors et accessoires en place. L’idéal est de commencer par mettre en place les éléments de décor les plus encombrants (samias, structures de scène avec les rideaux de fond de scène, portants et meubles (selon le spectacle)). Les accessoires de jeu seront mis en place en dernier temps.

Gestion de la lumière

Une fois le décor installé il va falloir procéder aux réglages lumières. Tout éclairage nécessite l’utilisation :

• de projecteurs de face pour éclairer l’intégralité du visage des comédien(ne)s et d’un espace défini
• de projecteurs latéraux pour éclairer des éléments particuliers du décor et venir compléter l’éclairage de face
• de rasants pour rajouter des effets d’ombre ou des effets de lumières esthétiques
• de contre-jour pour les effets de lumières nocturnes ou pour symboliser la nuit
• d’une poursuite pour suivre les personnages à des endroits mal ou peu éclairés
• de douches (selon les moyens dont on dispose) pour isoler un personnage ou un élément de décor précis

Des gélatines peuvent venir apporter des effets de couleur aux lumières diffusées par les projecteurs.

Une fois en place les projecteurs n’ont plus vocation à être déplacés et les éléments de décor non plus au risque de fausser tout l’éclairage. Voilà pourquoi il faut être très vigilant au moment de l’installation. 

Le principe de l’éclairage reste le suivant : Le (ou la) comédien(n)e doit être visible ou qu’il (ou elle) soit sur scène. Pensez pour l’installation des lumières à prévoir des rallonges et à vous renseigner sur la puissance d’électricité supportée par la salle pour ne pas faire sauter les disjoncteurs

Gestion du son

Enceintes, micros, tables de mixage peut s’avérer utile selon le type de spectacle et la taille de la salle pour laquelle on joue. Mettez en place deux enceintes face aux spectateurs (une devant chaque rangée) de telle sorte à équilibrer la répartition du son. Prévoyez aussi une enceinte de retour orientée cette fois-ci vers vos comédien(ne)s pour qu’ils puissent eux-même bien s’entendre sur scène.

Enceintes, micros et lecteur audio doivent être reliés à une table de mixage pour pouvoir être gérés simultanément. Il faudra prévoir les câbles nécessaires (cables xlr, prises jack, etc) ainsi que des piles d’alimentation pour les micros (ne pas les mettre en place directement pour les économiser) 

Mettre en place les rangées spectateurs

Pour la mise en place des rangées spectateurs, prévoyez des chariots. Vous pourrez ainsi déplacer des piles complètes de chaises empilées et gagnerez du temps. Pensez également aux réservations. Faites en sorte que les personnes qui ont réservé ensemble soient placés à côté. Ce sera toujours mieux perçu. Préparez un plan de salle en amont et servez-vous en pour placer vos réservations. Disposez sur chaque chaise réservée un papier mentionnant le terme « RESERVE »

Effectuer les tests techniques

Pour cette phase, tous vos comédien(ne)s doivent être présent(e)s. Il va s’agir de faire les réglages de chaque micro pour ajuster le volume, le niveau de grave, d’aigu et de medium en fonction de la personne qui le porte. On va notamment veiller ici à ce que les micros fonctionnent bien et à ce que chaque voix s’entende jusqu’au fond des rangées spectateurs. N’oubliez pas de tester les micros sur de la musique pour équilibrer votre balance son. Ce sera notamment important si votre pièce de théâtre comporte des moments ou les personnages s’expriment sur une musique de fond.

Répéter les moments clés du spectacle

De la salle de répétition ou vous avez construit votre pièce de théâtre à la salle de représentation, les repères ne seront pas les mêmes. D’une salle de représentation à une autre non plus d’ailleurs. Ne gaspillez pas toute votre énergie à faire un filage complet de votre pièce. Contentez-vous de passer en revue les déplacements clés, les moments phares de la représentation, et laissez enfin à votre équipe le temps de s’approprier le plateau.

Répartir les tâches entre les bénévoles

Lorsque vos bénévoles vont arriver, dispatchez les tâches pour gagner en efficacité.

Préparer la buvette

Les courses devront bien sûr avoir été fait au préalable. Le mieux pour les bénévoles qui vont aller réaliser les courses est qu’ils aient un inventaire de ce qu’ils doivent acheter : Produits, quantité et prix, afin de respecter le budget que vous avez défini. Lorsqu’ils arriveront avec les courses, il faudra sortir les boissons de leur emballage et les mettre au frais (si la salle dans laquelle vous jouez dispose de frigos). Affichez les prix de la buvette et préparez les assiettes quelques minutes avant l’entrée des premiers spectateurs.

Mettre en place les affiches du spectacle

Collez plusieurs affiches du spectacle dans la salle et notamment sur la porte d’entrée pour que le lieu de l’évènement soit facilement identifiable de l’extérieur et à l’intérieur, pour susciter encore un peu d’engouement pour ce qu’il va se passer au cours de l’évènement. N’hésitez pas en plus de vos affiches à mettre en place des accessoires rattachés à l’univers de votre pièce. Cela aidera à créer une ambiance particulière pour une représentation spéciale  

Préparer la billetterie 

Mettez à disposition le fond de caisse à la personne qui va s’occuper de la billetterie et prévoyez des coupons pour faire office de tickets d’entrée. Transmettez une liste des réservations à la personne responsable de la billetterie.

Préparer les costumes, le maquillage et les micros

Répartissez l’espace disponible en coulisses entre vos comédien(ne)s. Chaque personne de la troupe doit avoir son espace aménagé avec :

• Son costume et ses accessoires de costume
• Le maquillage nécessaire au personnage et un petit miroir pour pouvoir bien l’appliquer
• Le micro casque avec les piles pour l’alimenter

Aidez-vos comédien(ne)s à bien mettre leur costume et à y accrocher leur boitier de micro de telle sorte à ce qu’il ne tombe pas en cours de représentation. Concernant le maquillage, vous savez à quel résultat vous voulez arriver alors n’hésitez pas à venir apportez votre aide et vos conseils si besoin. Soyez à l’écoute des besoins des membres de votre troupe de théâtre.

Accueillir et placer le public

Les portes de la salle sont ouvertes ! Prévoyez une personne qui ira placer les spectateurs dans la salle. Commencez à faire fonctionner la buvette et laissez ensuite le temps aux spectateurs de s’installer tranquillement. Une fois la salle remplie, allez prévenir vos comédien(ne)s que la représentation va commencer et dites-leur un message d’encouragement. Enfin, n’oubliez pas de demander au public d’éteindre les téléphones portables qui peuvent venir interférer avec le son et nuire à la qualité de l’audio. Equipe technique en place, comédien(ne)s en place : La représentation peut désormais commencer !