Confiée à la sous-traitance, la gestion du service secrétariat est appelée « télésecrétariat ». Une télésecrétaire travaille exactement comme une secrétaire en interne à un détail près : la majorité des diverses fonctionnalités du service sont exécutées à distance. Certes, ce n’est pas exclusif, mais ce sont généralement les particuliers exerçant dans la médecine ou dans un domaine juridique qui ont recours à ce type de service externalisé.

Comment fonctionne le télésecrétariat à Madagascar ?

En ce qui concerne le télésecrétariat, il n’y a rien de compliqué à comprendre. Les débuts de cette pratique concernaient notamment des secrétaires qui travaillaient à domicile, chez elles, ce qui est toujours de rigueur de nos jours. Toutefois, à Madagascar, le télésecrétariat signifie surtout plateforme téléphonique et centre de contact. Cela signifie que plusieurs télésecrétaires, une dizaine, travaillent sur un plateau téléphonique. C’est un système de pluralisme mis en place afin de pouvoir offrir aux donneurs d’ordre un service disponible en tout temps. En effet, cela permet d’appliquer un système rotatif qui fait l’atout principal des centres d’expertise en télésecrétariat à Madagascar. D’ailleurs, que ce soit en termes de secrétariat délocalisé ou d’autres activités, l’externalisation de services à Madagascar se démarque par la disponibilité permanente qui est de 24H/24 et 7jours/7.

Comme le métier de secrétaire le requiert, il incombe à la télésecrétaire d’accomplir l’ensemble des tâches relatives à la profession. Une télésecrétaire s’occupe donc de :

• L’accueil téléphonique

L’atout du télésecrétariat est surtout qu’il permet d’offrir aux appelants (clients ou patients) un accueil téléphonique personnalisé et humanisé à la place d’un répondeur robotisé.

• La permanence téléphonique

Il incombe à la télésecrétaire de trier et de procéder à la classification des appels téléphoniques en tenant compte de la nature de l’appel, du contenu de la communication et du dossier détaillant les informations concernant l’appelant.

• La gestion de l’agenda

Une télésecrétaire, comme le ferait exactement une secrétaire en interne, s’occupe de la gestion de l’agenda du donneur d’ordre en fonction des appels téléphoniques. Il s’agit d’annuler, de confirmer ou de rappeler des rendez-vous. Pour ce faire, une télésecrétaire a recours à en agenda en ligne accessible qu’elle peut modifier et qui est modifiable par son donneur d’ordre.

• Les tâches administratives
• La retranscription audio

Les comptes-rendus des réunions, des consultations médicales ou des procès sont enregistrés par le donneur d’ordre sous forme audio. Il incombe ensuite à la télésecrétaire de les transcrire à l’écrit et de les insérer dans les emplacements adéquats une fois qu’ils sont sous forme de « documents ».

Le télésecrétariat à Madagascar : Pour qui et pourquoi ?

Le télésecrétariat est un service accessible et conseillé pour tout type d’activités. Cependant, selon les enquêtes menées sur le marché offshore mondial, deux types de métiers prouvent principalement les avantages du télésecrétariat.

Télésecrétariat médical

En principe, les professionnels de la santé sont ceux qui ont le plus souvent recours au télésecrétariat. C’est ce que l’on appelle « télésecrétariat médical ». Le donneur d’ordre d’un centre de contacts et d’expertises en télésecrétariat médical peut être un professionnel de la santé travaillant tout seul chez lui ou associé avec d’autres médecins dans un cabinet. Cependant, le télésecrétariat n’est pas adapté à tous les professionnels de la santé. A titre d’exemple, il est inutile d’y avoir recours dans le cas d’un médecin urgentiste ou d’un chirurgien dont le service secrétariat est inclus dans l’ensemble des services hospitaliers. Ont généralement recours au télésecrétariat les médecins en exercice dans :

• La médecine générale
• La pédiatrie
• L’orthodentologie
• La gynécologie
• La psychologie
• La kinésithérapie

Télésecrétariat juridique

Dans ce cas, le donneur d’ordre travaille bien évidemment dans le domaine juridique. Il s’agit souvent d’un avocat travaillant seul ou d’un cabinet regroupant plusieurs avocats.